Meer tijd voor je online business? Koppel je webshop aan je boekhouding

Je webshop loopt steeds beter, het aantal bestellingen, en daarmee de omzet, groeit gestaag. Dat is een goede ontwikkeling, maar tegelijkertijd ben je ook steeds meer tijd kwijt met het bijhouden van de administratie. Alle bestellingen moeten worden ingevoerd in je boekhoudprogramma, terwijl je je liever bezighoudt met verkopen! En had je die retour nu al wel of niet verwerkt?

Het invoeren van verkopen uit je webshop hoeft niet handmatig! Wanneer je je webshop koppelt aan je boekhoudprogramma worden er ineens een groot aantal handelingen geautomatiseerd. Een koppeling houdt in dat gegevens vanuit je webshop worden overgezet naar je boekhouding, en mogelijk ook vice versa. Dus wanneer er een bestelling wordt geplaatst en afgerekend in je webshop, wordt de verkoopboeking hiervan automatisch aangemaakt in je boekhouding. Dat scheelt enerzijds veel tijd, maar is ook een stuk minder foutgevoelig!

Waar moet je op letten?

Hoe de koppeling tussen je webshop en boekhouding er precies uit kan zien, is afhankelijk van een aantal factoren.

1. De mogelijkheden van je webshop in combinatie met jouw wensen

De meeste template webshops bieden mogelijkheden om gegevens te exporteren. Het is afhankelijk van jouw boekhoudprogramma of je deze kunt gebruiken om boekhoudkundige gegevens te importeren. Aanbieders zoals , zoals Prestashop en Magento bieden modules aan waarmee dit soort koppelingen kunnen worden gemaakt. Deze modules sluiten echter niet altijd aan op jouw wensen. Verkoop je bijvoorbeeld ook vanuit je fysieke winkel, dan wil je misschien deze verkopen op een andere grootboekrekening boeken dan je online verkopen. Kun je dat ergens instellen? Mogelijk is een standaard module niet altijd geschikt voor jouw situatie.

2. De mogelijkheden van je boekhoudpakket

Biedt het boekhoudpakket mogelijkheden om gegevens te importeren? Gebruik je een online of offline pakket? Een online pakket kan mogelijk zelfs informatie terugsturen naar je webshop, bijvoorbeeld om de status van een bestelling aan te passen wanneer de betaling van de bestelling is ontvangen. Terwijl een offline pakket vaak hooguit bestanden kan inlezen en verwerken.

3. Welke gegevens worden uitgewisseld?

Er zijn meerdere mogelijkheden om een verkoopboeking aan te maken, welke informatie je wilt uitwisselen is afhankelijk van je wensen. Wil je bijvoorbeeld facturen versturen vanuit je boekhoudpakket, dan is het wellicht noodzakelijk om ook productgegevens uit te wisselen. Verstuur je facturen vanuit de webshop, dan zijn productgegevens niet van belang in je boekhoudpakket en kun je volstaan met totaalbedragen per factuur. In de boekhouding wordt bijgehouden welke facturen betaald zijn. Wil je aanmaningen kunnen versturen voor de niet betaalde facturen, dan is het van belang dat ook klantgegevens worden uitgewisseld met de webshop.

4. Wanneer worden gegevens uitgewisseld?

De koppeling tussen je webshop en boekhouding kan realtime zijn: op het moment dat een bestelling wordt verwerkt in je webshop, wordt er meteen een verkoopboeking in de administratie gemaakt. Het is ook mogelijk dat de koppeling periodiek gegevens overzet naar de administratie, bijvoorbeeld 1 keer per dag. Wanneer het niet mogelijk is om dit geautomatiseerd te doen, zul je de gegevens zelf over moeten zetten, bijvoorbeeld door exportbestanden aan te maken in de webshop en deze in te lezen in je boekhouding. Het nadeel van deze werkwijze is een hogere foutgevoeligheid: maak je de exportbestanden aan voor de juiste periode? Kies je het juiste bestand bij importeren? Toch zal deze foutmarge een stuk kleiner zijn dan wanneer je elke factuur handmatig zou moeten invoeren…

5. Betalingen herkennen

Als laatste is de herkenning van factuurbetalingen van belang. Wanneer je een bankafschrift inleest in de boekhouding, wil je dat betalingen zoveel mogelijk automatisch worden gekoppeld aan de juiste facturen. Hoe worden deze facturen herkend? Dit is afhankelijk van de informatie die als betalingskenmerk door de klant is ingegeven. Door zoveel mogelijk relevante informatie over de bestelling uit de webshop over te nemen in de boekhouding, is de kans groot dat de betaling automatisch wordt herkend.

Meer weten?

Neem gerust contact op met de auteur, bel (0172) 82 01 25 of laat je gegevens achter.

Auteur

Aris Schlingmann

PHP & Prestashop developer